Codice etico

MISSIONE

L’Istituto Veneto di Scienze, Lettere ed Arti è un’Accademia che ha per fine l’incremento, la diffusione e la tutela delle scienze, delle lettere e delle arti; promuove e realizza progetti di ricerca scientifica anche collaborando con Accademie, Università, Scuole di studi superiori e Centri di ricerca, a livello sia nazionale sia internazionale. Esso provvede al raggiungimento dei suoi scopi con la dotazione annua dello Stato, con i contributi di Enti pubblici e di privati e con le sue altre entrate.

IL CODICE ETICO AZIENDALE

L’Istituto Veneto di Scienze, Lettere ed Arti, nello svolgimento dell’attività istituzionale e della propria iniziativa amministrativa, intende assicurare tutte le condizioni finalizzate al rispetto della legalità, della correttezza e dell’onestà, della trasparenza e dell’imparzialità, della fiducia e della riservatezza delle informazioni di cui verrà a conoscenza durante lo svolgimento della propria attività. Tali principi sono contenuti nel presente Codice Etico che insieme al Modello di Organizzazione Gestione e Controllo (per brevità Modello 231) rappresenta la documentazione ufficiale dell’ente, contenente l’insieme dei diritti, dei doveri e delle responsabilità nei confronti di tutti i vari portatori di interesse e costituisce un elemento essenziale del sistema di controllo per la prevenzione dei reati di cui al D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231.

RIFERIMENTI E APPROVAZIONE

Nella redazione del presente Codice Etico, l’Istituto Veneto di Scienze, Lettere ed Arti si è uniformato alle Linee Guida per la costruzione dei modelli di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del citato decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, approvate il 7 marzo 2002e aggiornate a marzo 2014. Il presente Codice Etico è stato approvato dal Consiglio di Presidenza nella seduta del 25 marzo 2022.

AMBITO DI APPLICAZIONE

Il presente Codice Etico è documento ufficiale dell’Istituto Veneto di Scienze, Lettere ed Arti ed è da intendersi quale documento vincolante per tutti i soggetti che operano con tale soggetto, siano essi interni all’organizzazione ovvero esterni alla stessa.

PRINCIPI GENERALI

L’Istituto Veneto di Scienze, Lettere ed Arti condivide e promulga il rispetto dei principi fondamentali di equità, onestà e rispetto delle leggi e dei regolamenti. Tutti i rapporti con dipendenti, utenti e partner commerciali si basano su questi valori. Il presente documento non è inteso ad affrontare ogni fattispecie in cui si è chiamati ad operare, ma vuole ricordare ad ognuno la necessità di attenersi a principi etici di base nella conduzione quotidiana del proprio lavoro.

ETICA NEI RAPPORTI DI LAVORO

RISPETTO DELLE LEGGI E DEI REGOLAMENTI VIGENTI

L’Istituto Veneto di Scienze, Lettere ed Arti opera nell’assoluto rispetto delle leggi e delle normative vigenti, in conformità ai principi fissati nel presente Codice Etico. L’integrità morale ed il rispetto dei principi sopra esposti sono un dovere costante di tutti coloro che hanno contatti con l’Istituto Veneto di Scienze, Lettere ed Arti e caratterizza i comportamenti di tutta l’organizzazione. Gli amministratori e il personale dipendente dell’Istituto Veneto di Scienze, Lettere ed Arti nonché coloro che a vario titolo operano con l’Istituto, sono tenuti, nell’ambito delle rispettive competenze, a conoscere ed osservare le leggi ed i regolamenti vigenti. L’Istituto Veneto di Scienze, Lettere ed Arti applica rigorosi principi e criteri contabili atti a fornire informazioni finanziarie esatte e complete, e a mantenere controlli e processi interni idonei ad assicurare che la contabilità e le comunicazioni finanziarie siano conformi a quanto previsto dalle leggi in vigore.

RELAZIONI CON GLI UTENTI

L’attività dell’Istituto Veneto di Scienze, Lettere ed Arti è finalizzata alla soddisfazione ed alla tutela dei propri utenti dando ascolto alle richieste che possano favorire un miglioramento della qualità dei servizi offerti loro. La Politica della Qualità, Ambiente, Salute e Sicurezza è assolutamente coerente con questo obiettivo. I rapporti con le Autorità di quanti operano per l’Istituto Veneto di Scienze, Lettere ed Arti devono essere improntati alla massima correttezza, trasparenza e collaborazione, nel pieno rispetto delle leggi, delle normative e delle loro funzioni istituzionali. Somme di denaro illegali sono categoricamente proibite dall’Istituto Veneto di Scienze, Lettere ed Arti in qualunque circostanza. Regalie o trattamenti di favore che siano condizione esplicita o implicita per ottenere in cambio beni o utilità non sono mai ammessi. Nessun dipendente, dirigente e/o collaboratore dell’Istituto Veneto di Scienze, Lettere ed Arti può prendere o dare somme di denaro illegali o tangenti da o ad appaltatori, subappaltatori, consulenti, venditori, fornitori, corrispondenti, concorrenti o utenti. Allo stesso modo nessun dipendente, dirigente e/o collaboratore può prendere o concedere beni, servizi o utilità di alcun genere. Regalie e oggetti promozionali possono essere dati a utenti e/o a fornitori se non eccedono i normali rapporti di cortesia e comunque devono essere di modico valore, sempre nel rispetto delle leggi; ciò non deve essere interpretato come una ricerca di utilità. L’Istituto Veneto di Scienze, Lettere ed Arti si impegna costantemente per il miglioramento continuo della propria organizzazione al fine di migliorare la qualità dei servizi offerti.

RELAZIONI CON I FORNITORI

L’Istituto Veneto di Scienze, Lettere ed Arti si avvale di fornitori in grado di cooperare in un rapporto di reciproca lealtà, trasparenza e collaborazione. L’Istituto Veneto di Scienze, Lettere ed Arti è legittimato ad adottare opportuni provvedimenti fino anche alla risoluzione del contratto nell’ipotesi in cui il fornitore, nello svolgimento della propria attività a favore dell’Istituto stesso, adotti comportamenti non in linea con i principi generali del presente Codice Etico. I fornitori dell’Istituto Veneto di Scienze, Lettere ed Arti vengono selezionati anche sulla base dei principi contenuti nel presente Codice Etico.

RELAZIONI CON I DIPENDENTI ED I COLLABORATORI

La valutazione sul candidato per l’instaurazione di un rapporto di lavoro è effettuata in base alla corrispondenza dei profili rispetto a quelli necessari alle esigenze organizzative dell’Istituto Veneto di Scienze, Lettere ed Arti, nel rispetto delle pari opportunità per tutti i soggetti interessati e secondo modalità trasparenti per l’assunzione di nuovo personale. Le informazioni sono strettamente collegate alla verifica degli aspetti previsti dal profilo professionale e psicoattitudinale, nel rispetto della sfera privata e delle opinioni del candidato.Il personale è assunto con regolare contratto di lavoro; non è tollerata alcuna forma di lavoro irregolare. All’atto dell’instaurazione del rapporto di lavoro ogni collaboratore riceve accurate informazioni relative a:
– caratteristiche della funzione e delle mansioni da svolgere;
– elementi normativi e retributivi, come regolati dal contratto collettivo nazionale di lavoro;
– norme e procedure da adottare per la propria attività lavorativa.
Tali informazioni sono condivise con il candidato in modo che l’accettazione dell’incarico sia basata su un’effettiva comprensione delle medesime. L’Istituto Veneto di Scienze, Lettere ed Arti è contrario a qualsiasi forma di discriminazione nei confronti dei propri dipendenti e/o collaboratori. Tutti i dipendenti devono essere trattati con dignità e rispetto. Sono vietati tutti i tipi di discriminazione basata sulla parzialità o il pregiudizio, come ad esempio la discriminazione basata su razza, colore della pelle, sesso, orientamento sessuale, identità di genere, stato transgender, stato civile, gravidanza, stato parentale, religione, opinioni politiche, nazionalità, origine etnica, origine sociale, stato sociale, stato indigeno, disabilità, età, appartenenza sindacale o in altre rappresentanze dei lavoratori e qualsiasi altra caratteristica protetta dalle leggi del luogo che disciplinano la materia e/o politiche dell’Istituto Veneto diScienze, Lettere ed Arti. Nell’ambito dei processi di gestione e sviluppo del personale, così come in fase di selezione, le decisioni prese sono basate sulla corrispondenza tra profili attesi e profili posseduti. I responsabili utilizzano e valorizzano pienamente tutte le professionalità presenti nella struttura mediante l’attivazione degli strumenti disponibili per favorire lo sviluppo e la crescita dei propri dipendenti e/o collaboratori. La formazione del personale si svolge sulla base di specifiche esigenze di lavoro e di sviluppoprofessionale. L’Istituto Veneto di Scienze, Lettere ed Arti si impegna a garantire il rispetto delle prescrizioni in materia di salute e sicurezza sul lavoro così come disciplinate dalla normativa vigente. I dati personali dei dipendenti e dei collaboratori sono trattati nel rispetto delle prescrizioni contenute nella normativa vigente. L’Istituto Veneto di Scienze, Lettere ed Arti si impegna a tutelare l’integrità morale dei dipendenti e dei collaboratori garantendo il diritto a condizioni di lavoro rispettose della dignità della persona. Per questo motivo salvaguarda i lavoratori da atti di violenza psicologica, e contrasta qualsiasi atteggiamento o comportamento discriminatorio o lesivo della persona, delle sue convinzioni e delle sue preferenze senza esclusioni. Il collaboratore e/o il dipendente dell’Istituto Veneto di Scienze, Lettere ed Arti che ritiene di essere stato oggetto di molestie o di essere stato discriminato per qualsiasi motivo potrà segnalare l’accaduto all’Organo di Vigilanza che effettuerà le valutazioni del caso. L’Istituto Veneto di Scienze, Lettere ed Arti vieta qualsiasi ritorsione nei confronti del dipendente che abbia segnalato un comportamento non conforme al presente Codice Etico. A tal fine ha introdotto un apposito sistema disciplinare.

REGOLE DI CONDOTTA

RISPETTO DELLE PROCEDURE E DELLE ISTRUZIONI OPERATIVE

L’ Istituto Veneto di Scienze, Lettere ed Arti si è dotato di un modello di organizzazione gestione e controllo ai sensi del D.Lgs. 231/01 mediante l’attuazione di protocolli, procedure ed istruzioni operative atte a regolamentare i processi di gestione dell’Istituto al fine di ridurre il rischio di commettere “reati presupposto” nell’interesse e a vantaggio dell’Istituto stesso. Ogni operazione e transazione effettuata all’interno dei processi dovrà quindi essere supportata da adeguata, chiara e completa documentazione da conservare agli atti, in modo da consentire in ogni momento il controllo sulle motivazioni, le caratteristiche dell’operazione e la precisa individuazione di chi, nelle diverse fasi, l’ha autorizzata, effettuata, registrata e verificata. Eventuali inosservanze delle procedure e del presente Codice Etico compromettono il rapporto fiduciario esistente tra l’Istituto Veneto di Scienze, Lettere ed Arti e coloro che, a qualsiasi titolo, interagiscono con esso.

TUTELA DELLA SALUTE E SICUREZZA SUL LAVORO

L’ Istituto Veneto di Scienze, Lettere ed Arti garantisce il rispetto dei propri doveri relativi alla salute e sicurezza dei lavoratori secondo la normativa vigente. I soggetti che a vario titolo hanno relazioni con l’Istituto Veneto di Scienze, Lettere ed Arti sono vincolati al rispetto della normativa vigente e alle relative procedure in materia. L’Istituto si impegna ad offrire un ambiente di lavoro in grado di proteggere la salute e la sicurezza del proprio personale. Si impegna a diffondere e consolidare una cultura della sicurezza, sviluppando la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutte le persone; l’Istituto, inoltre, opera per preservare, soprattutto con azioni preventive, la salute e la sicurezza dei lavoratori, dei collaboratori e dei terzi. Tutte le persone devono rispettare le norme e procedure interne, in materia di prevenzione dei rischi e di tutela della salute e della sicurezza, e segnalare tempestivamente le eventuali carenze o il mancato rispetto delle norme applicabili.

TRATTAMENTO DELLE INFORMAZIONI E RISERVATEZZA

La riservatezza è uno dei valori che caratterizzano l’Istituto Veneto di Scienze, Lettere ed Arti. Allo scopo di tutelare tale valore ai dipendenti ed ai collaboratori dell’Istituto è vietato l’accesso, l’uso o la divulgazione di informazioni senza la necessaria preventiva autorizzazione. Il divieto di divulgazione permane in capo al lavoratore dipendente ovvero al collaboratore anche in caso di cessazione del rapporto.

CONFLITTO DI INTERESSI

L’Istituto Veneto di Scienze, Lettere ed Arti intende evitare che si realizzi una situazione conflittuale tra attività ed interessi personali e/o familiari e mansioni ricoperte a vario titolo all’interno dell’Istituto e tale da minare l’indipendenza nelle scelte. A tal fine qualsiasi situazione che possa essere qualificata in conflitto di interessi anche potenziale dovrà essere tempestivamente segnalata al proprio superiore gerarchico e all’Organismo di Vigilanza.

GESTIONE FINANZIARIA E CONTABILE 

Ogni operazione e transazione dell’Istituto Veneto di Scienze, Lettere ed Arti deve essere legittima, coerente e congrua, correttamente autorizzata e adeguatamente registrata in modo che possa essere verificabile in ogni momento il relativo processo decisionale, autorizzativo e di svolgimento. Nessuna movimentazione finanziaria può essere effettuata in carenza del rispetto delle procedure stabilite dall’Istituto Veneto di Scienze, Lettere ed Arti e in assenza di adeguata documentazione a supporto. Ferme restando le disposizioni recate dal codice civile, dalla legislazione tributaria e dalle altre fonti normative nazionali, il sistema contabile dell’Istituto Veneto di Scienze, Lettere ed Arti deve consentire, in qualunque momento, la puntuale verifica di ogni operazione che implichi la movimentazione di mezzi di pagamento in entrata ed in uscita, delle ragioni sostanziali che ne hanno determinato l’effettuazione e delle persone che ne hanno autorizzato l’esecuzione. L’Istituto Veneto di Scienze, Lettere ed Arti, in qualità di contribuente, deve adempiere correttamente e tempestivamente a tutti gli obblighi posti a suo carico dalle norme vigenti in materia fiscale.

TUTELA DELL’ AMBIENTE

L’Istituto Veneto di Scienze, Lettere ed Arti rispetta il principio di tutela dell’ambiente e contribuisce in modo positivo alla protezione ed alla salvaguardia dello stesso, ricercando le soluzioni più idonee a contemperare le esigenze aziendali con un utilizzo responsabile delle risorse, una riduzione dei consumi energetici ed una migliore gestione delle emissioni in atmosfera.

CONTROLLO SULL’OSSERVANZA DEL CODICE ETICO

MISURE DISCIPLINARI

Il compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del Modello di organizzazione e del Codice Etico è affidato all’ Organismo di Vigilanza. A tale fine è stato adottato un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel Modello di organizzazione e nel presente Codice Etico.